デジタルワークスタイル

デジタルワークスタイルという本を最近買って読み始めた。
まだ読了していないのだが、皆にも参考になるところがあったので書いてみます。

メールについてなのですが、僕らの仕事を見ていて気になるところとして、
１．メールの返事を書くのを担当者が忘れてしまっている。
２．メールが整理されずにいらないものもいっぱいたまっていて本当に必要なものが残っていない。
ということがあると思います。

この本で参考になると思ったのが、
要返信フォルダ
保留フォルダ
アーカイブフォルダ
というように大きく３つにフォルダ分けしてみるという方法です。
例えば、少し調べてすぐに返信を返さなければいけないものは要返信
誰か他の人が返信すべき、相手のレスポンス待ちなのは保留
保存するためだけのアーカイブ
という具合だ。

朝来たらメールチェックすると思うが、
その人によって重要度は違うと思う。

あと、本当にいらないメールはすぐに削除するべきだと思う。
スパムはもちろん、どうでもいいプライベートメール、個人宛のものは最新のもの以外はいらないだろう。全体があれば十分だと思う。
作業報告もこれは参考になるとか、あとで見直す必要があるもの以外は読んだら削除。
まずはそういうことを心がけて本当に重要なものを見逃さないようにするべきだと思う。

次に署名もしくは単語登録なのだが、よく使うフレーズは登録しておいたほうがいいと思う。クレームなどはみんな登録していると思うが、アルバイトなど特定の相手にメールする人は決まったフレーズを必ず使うのだからそのフレーズは登録しておくのがいい。
わからなかったら誰かに聞いてそうするのがいいと思う。